Teoria das Filas na prática: escreva o follow-up hoje

Muito a gente esquece, muito a gente nunca esquece. Uma das lições que mais marcaram da época da faculdade foi uma aula que tive sobre a Teoria das Filas. Assim que o professor a explicou, pude "ver" como ela faz sentido e me ajudaria no dia-a-dia dalí para a frente.. Sim, já falei sobre ela aqui, mas quanto mais a uso, mais rápida fico e mais projetos, clientes e pessoas posso atender. Se eu posso, todos podem! Por isso é tão importante compartilhá-la novamente..

O problema:
Muitos projetos, atividades e clientes são atendidos e desenvolvidos em paralelo e ao mesmo tempo. Se não formos bem organizados, perderemos o controle do tanto que há a ser feito, no tempo que se dispõe para fazer o que temos a fazer. E fica cada vez mais difícil fazer o prioritário quando o prioritário é deixado para depois..

O uso da Teoria das Filas como instrumento de organização:
Decidir o que fazer primeiro entre tantos atendimentos, atividades e projetos é essencial para o eficaz uso do tempo. Priorizar é importante e longas horas de trabalho também ajudam (mais horas para fazer o que há a ser feito), mas o vital é usar muito bem as horas que temos para executar o máximo possível, numa competição saudável de ritmo de nós com nós mesmos!

Como usar a Teoria das Filas no dia-a-dia:
- mantenha uma "to-do list" (lista de itens a fazer, trabalhar)
- defina e sinalize (códigos ou cores) o nível de prioridade de cada item
- defina e sinalize (códigos ou cores) o tamanho ou nível do seu esforço na execução de cada item
- defina e sinalize (códigos ou cores) quem está dependendo do resultado do seu esforço na execução de cada item

Quanto maior for a prioridade do item, quanto menor for o seu esforço na execução e quanto mais pessoas estiverem necessitando do resultado deste seu esforço para seguirem com seus respectivos trabalhos, mais rápido e prioritário deve ser a execução do item. Na Teoria das Filas atende-se primeiro ao que é mais rápido e prioritário para evitar "gargalos" (e sabemos o quanto gargalos podem frustrar o processo produtivo de qualquer um, não é mesmo?)!

Então, tomando um exemplo corriqueiro, se você está trabalhando num projeto prioritário ou para um cliente prioritário, e encerrou uma reunião agora, não deixe para escrever o follow-up amanhã. Escreva-o agora! Redija o que deve ser redigido, estruture o que há para ser estruturado e avance o que pode avançar com velocidade dentro do seu nível de autonomia, e você verá o quanto o seu setor, departamento e empresa poderão se beneficiar do uso de uma teoria que começou a partir de uma fila...

Comentários

  1. Muito bom!!! Lembrei de cara minha luta no aprendizado...srsrs

    Te admiro demais!!

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